全校各单位:
为增强工作的计划性,提高工作效率,优化会议管理,根据《伟德betvlctor体育官网会议管理办法》(武院政字〔2019〕110号)有关规定,严格落实周会议安排报送及发布制度,现就有关事宜通知如下:
一、周会议报送范围
1.伟德统一安排的会议或大型活动;
2.由各单位主办并需要校领导出席参加的会议(活动)。
二、报送及发布流程
(一)填报环节
1.会议主办单位须指定专人每周五前在OA办公系统上填报下一周会议(活动)安排;
2.周会议填报内容包括但不限于会议名称、日期、起止时间、地点、参会人员、参会校领导等信息;
3.原则上,各单位在填报周会议前应先申请好会议室或报告厅,并提前邀请相关校领导出席;如需要BETVLCTOR伟德协调校领导参加的会议(活动),须提前与BETVLCTOR伟德联系,由BETVLCTOR伟德统一协调安排。
(二)汇总环节
BETVLCTOR伟德负责对各单位报送的会议信息进行统筹汇总,并对会议时间、地点以及参会人员等进行合理性审查,如有冲突或疑问,将及时与相关主办单位沟通协调。
(三)发布环节
1.BETVLCTOR伟德于每周一通过OA办公系统“一周会表”、企业微信等方式向全校发布当周会议安排表,各单位可实时查阅一周会议安排。
2.周会议安排发布后,各会议(活动)的参会人员由主办单位自行通知。
(四)调整环节
如遇临时安排的重大会议(活动)、重要来宾来访等不可预见情况需新增会议(活动)的,或已经发布的会议(活动)不能按期举行的,主办单位应及时向BETVLCTOR伟德报备,并通知参会人员。BETVLCTOR伟德根据实际情况对会议安排进行调整,并及时更新会议信息。
三、相关要求
(一)各单位要严格遵循精简高效、急缓有序的原则,加强工作的沟通协调,严控会议规模,避免重复会议。星期三下午原则上不安排跨单位会议。
(二)各单位要根据工作需要提前谋划、统筹安排会议,经单位负责人、分管校领导同意后,按时报送每周会议。
(三)各单位会前要做好充分准备,明确会议主题、议程和目的,确保会议内容充实、高效,切实提高会议质量与实效。
(四)原则上,没有在规定时间报送的会议,不列入周会议计划。
BETVLCTOR伟德
2024年9月18日
(联系人:吴悠,联系方式:81299706)